Wie mag iets organiseren in de zaal?
Artikel 1
Alle feitelijke verenigingen die kunnen aantonen dat zij een Westelse vereniging zijn.
Alle vzw's die hun maatschappelijke zetel in Westerlo hebben. Verenigingen die een jeugdbal willen organiseren, moeten evenwel aangesloten zijn bij een adviesraad.
De polyvalente zalen worden ook ter beschikking gesteld voor familiefeesten ingericht door private personen, inwoners van de gemeente.
Om prioriteiten te kunnen bepalen, kunnen de aanvragen voor het gebruik pas gebeuren nadat de bezetting voor het ganse jaar werd vastgelegd door de Westelse verenigingen die hiervoor telkens in het voorjaar worden uitgenodigd in de betreffende zaal.
Artikel 2
Organisaties van het gemeentebestuur, de school of adviesraden hebben voorrang op alle andere aanvragen.
Hoe kan men de zaal reserveren?
Artikel 3
De aanvragen voor het gebruik van de zaal moeten steeds schriftelijk gebeuren. De aanvragen moeten gericht zijn aan het college van burgemeester en schepenen, Boerenkrijglaan 61, en moeten ten laatste 5 weken voor de geplande manifestatie op het gemeentebestuur binnenkomen.
Artikel 4
De aanvragen moeten het exacte tijdstip van de ingebruikname van de zaal vermelden.
Artikel 5
Je kan een aanvraag indienen om de zaal te reserveren via de webpagina feestzalen en vergaderlokalen en bij de cultuurdienst op het gemeentehuis (014 53 92 02).
Artikel 6
Ingeval de keuken of cafetaria ook worden gebruikt, moet dit in de aanvraag worden vermeld. De gebruiker heeft enkel het recht om deze delen van de zaal te gebruiken waarvoor hij toelating heeft.
Artikel 7
De tijd, nodig voor het klaarzetten en opruimen van de zaal de dag voor de manifestatie of de dag na de manifestatie, moet in de aanvraag worden vermeld en zal ook worden aangerekend.
Artikel 8
Elke aanvraag wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 9
De toelating voor het gebruik van de zaal is strikt persoonlijk en mag niet worden overgedragen zonder instemming van het gemeentebestuur.
Artikel 10
Na de schriftelijke toelating ontvangen te hebben moet de aanvrager telefonisch contact opnemen met de conciërges van de zaal. Momenteel wordt deze taak waargenomen door
- de Merodezaal Heultje: Nadine Van Looy - Oude Zoerlebaan 22 - 0479 83 61 28 (niet voor reservaties)
- Polyvalente Zaal Voortkapel: Nancy Coolkens - Zagerijstraat 15 - 0492 13 25 79 (niet voor reservaties)
Algemene bepalingen betreffende het gebruik van de zaal
Artikel 11
De organisator is verantwoordelijk voor de zaal vanaf het ogenblik dat hij de sleutel in ontvangst neemt en totdat de sleutel terug is ingeleverd.
Artikel 12
Door het aanvaarden van de sleutel van de zaal erkent de gebruiker het reglement en de toepassing ervan.
Artikel 13
Indien de organisator bij de aanvang van het gebruik van de zaal schade aan de zaal of de uitrusting vaststelt, moet hij dit onmiddellijk melden aan de conciërge. Indien hij dit nalaat, zal de schade automatisch aan de organisator worden aangerekend.
Artikel 14
De organisator is verantwoordelijk voor elke persoon die zich tijdens de manifestatie in de zaal bevindt en moet er op toezien dat iedereen de bepalingen van dit reglement naleeft.
Artikel 15
Bij het niet-naleven van het zaalreglement of bij opzettelijke nalatigheid of wanbetaling zal het college van burgemeester en schepenen bij een volgende aanvraag de toegang tot de zaal weigeren.
Artikel 16
Affiches e.a. mogen enkel worden aangebracht op de daarvoor voorziene borden. Alle andere aanplakkingen zullen onverbiddelijk verwijderd worden op kosten van de gebruiker van de zaal.
Artikel 17
De organisatoren zijn verplicht alle dranken af te nemen van de brouwer die voor het gemeentebestuur in de zaal levert. Na afloop van een manifestatie moeten alle dranken en het leeggoed terug in de drankenbergplaats worden gezet.
Artikel 18
Bij het verlaten van de zaal moet de verwarmingsthermostaat en de verlichting afgezet worden.
Artikel 19
Alle schade aangericht aan de zaal en de uitrusting zal aan de organisatoren worden aangerekend. De organisatoren worden binnen de 10 werkdagen schriftelijk op de hoogte gebracht van de aangebrachte schade en zo mogelijk van de geraamde kosten. De schadevergoeding moet binnen de maand na ontvangst van de definitieve rekening betaald zijn.
Artikel 20
Bij niet gebruik van de zaal is het verschuldigde bedrag van de huur toch te betalen, tenzij de aanvraag 6 weken voor de gebruiksdatum schriftelijk wordt geannuleerd.
Artikel 21
Indien er op zaterdag een bal of jeugdfuif wordt georganiseerd is de zaal, inclusief de keuken en cafetaria, op zondag pas beschikbaar vanaf 11 uur.
Artikel 22
Afhankelijk van de aard van de activiteiten kunnen er één of twee activiteiten worden georganiseerd in de zaal.
Artikel 23
Het klaarzetten van de zaal gebeurt door de organisator. Dit dient zodanig te gebeuren dat geen enkele nooduitgang wordt versperd. Ook het opruimen van de zaal en het afwassen van de gebruikte glazen en tafels dient te gebeuren door de organisator.
Artikel 24
Het gemeentebestuur heeft een tapvergunning voorzien voor de zaal. Sinds 2006 is het niet langer nodig om voor het organiseren van gelegenheidsevenementen zoals fuiven, een tapvergunning aan te vragen.
Artikel 25
Sinds 1 januari 2007 is een algemeen rookverbod van kracht in alle gemeentelijke gebouwen.
Artikel 26
Het afval dient zorgvuldig gesorteerd te worden. Papier en karton, glas, PMD en indien van toepassing ook GFT dienen in de daarvoor voorziene containers gedeponeerd te worden. Het restafval moet in huisvuilzakken verzameld worden die achteraf, en enkel door het gemeentepersoneel, in de restafvalcontainers geplaatst worden. De zakken restafval worden aan de gebruikers gefactureerd per stuk aan het door het gemeentebestuur vastgestelde tarief.
Artikel 27
Alle activiteiten met inbegrip van privé-organisaties dienen te stoppen om 3 uur. Om 4 uur moet de zaal volledig ontruimd zijn (gereinigde tafels en stoelen opgeborgen in de bergplaats, het leeggoed teruggezet in de drankenbergplaats en de toog proper gemaakt) en moeten de organisatoren de zaal verlaten hebben. Indien dit niet het geval is zal een extra poetsbeurt worden aangerekend.
Specifieke bepalingen voor het organiseren van bals en jeugdfuiven
Artikel 28
Elke vereniging mag slechts 1 bal, jeugdfuif of gelijkaardig evenement per jaar in de Polyvalente Zaal van Voortkapel. In de Merodezaal in Heultje is het niet toegelaten bals, jeugdfuiven of gelijkaardige evenementen te organiseren.
Artikel 29
Per weekend mag slechts 1 bal, jeugdfuif of gelijkaardig evenement georganiseerd en dit met een maximum van 2 per maand en 12 per jaar.
Artikel 30
Manifestaties waarbij muziek te pas komt, dient men steeds aan te geven bij SABAM, Aarlenstraat 75-77, 1040 Brussel - 02 286 82 11 - fax 02 230 05 89 - e-mail customerservice@sabam.be. Meer inlichtingen op de website www.sabam.be.
Artikel 31
Vanaf 1 januari 2002 zijn de organisatoren van manifestaties waarbij gebruik wordt gemaakt van vooraf opgenomen muziek ook verplicht een billijke vergoeding te betalen. Deze vergoeding komt ten goede van de artiesten-vertolkers en producenten. Het gemeentebestuur betaalt voor de gemeentezalen het jaarforfait. Een compensatievergoeding wordt aan de organisatoren van jeugdbals aangerekend. Deze vergoeding is in het tarief begrepen.
Artikel 32
De organisator is verplicht gebruik te maken van herbruikbare bekers. Tevens moet hij beletten dat de aanwezigen dranken of bekers mee naar buiten nemen en moet hij grote groepen 'afkoelers' vermijden.
Artikel 33
De discobars die in de zaal spelen moeten een geluidsbegrenzer hebben van 90 dBA. De luidsprekers moeten zodanig opgesteld worden (op de vier hoeken en naar de dansvloer gericht) dat er een minimum aan lawaaihinder is voor de omgeving. Geluidstesten door de discobars mogen slechts aanvangen vanaf 17 uur.
Artikel 34
In de politiecodex is het sluitingsuur voorzien om 1 uur. Een afwijking hiervan (tot 3 uur) kan aangevraagd worden bij de burgemeester via het meldingsformulier terug te vinden onder het e-loket op de gemeentelijke website (www.westerlo.be). Om 3 uur ’s nachts moet de muziek stopgezet worden. Zet daarom vanaf 2.30 uur de muziek stiller en stop met de verkoop van consumptiebonnen.
Artikel 35
De organisator is verplicht voor toezicht te zorgen in en rond de zaal. De organisator doet hiervoor beroep op een door de gemeente gekende organisatie die minstens twee personen afvaardigen. Het is echter aanbevolen vier personen in dienst te nemen : twee voor het toezicht binnen en twee voor het toezicht buiten. De toezichters dienen minimum 25 jaar te zijn. De organisator dient het gemeentebestuur in kennis te stellen van de organisatie die zij in dienst neemt voor het toezicht aan de hand van een invulformulier dat bij de toelating wordt gevoegd. Dit formulier moet ten laatste twee weken voor het jeugdbal bezorgd worden op de cultuurdienst op het gemeentehuis.
Artikel 36
Het is niet toegelaten dranken te verkopen met een alcoholgehalte van meer dan 22 graden. Het is trouwens wettelijk verboden deze dranken te verstrekken aan personen onder 18 jaar.
Artikel 37
Het inladen van het materiaal van de discobar moet in stilte gebeuren, desnoods de volgende morgen en via de uitgang aan de achterkant.
Artikel 38
Om 10 uur ’s morgens moet de omgeving volledig ontruimd zijn van alle afval tengevolge van de manifestatie.
Artikel 39
Het hotdogkraam of dergelijke moet opgesteld worden bij de inkom en moet zelf een vuilnisbak voorzien.
Artikel 40
Aan verenigingen die zich niet houden aan de regels vervat in dit reglement zullen enerzijds de veroorzaakte bijkomende kosten aangerekend worden en kan anderzijds in de toekomst de toelating tot het organiseren van om het even welke activiteit in de zaal worden geweigerd.
