Participatiereglement

Het participatiereglement regelt de manier waarop belanghebbenden worden geïnformeerd, geconsulteerd en betrokken bij het beleid van de gemeente en het OCMW:

transparantie in de besluitvorming
toegang tot bestuursdocumenten
participatietrajecten
informatievragen, meldingen en suggesties
beroepen en bezwaren
klachten
adviesraden
digitale participatie
verzoekschriften, beleidsvoorstellen met petities en volksraadplegingen

Inleiding

Artikel 1

Dit reglement geeft, in toepassing van artikel 304 van het decreet Lokaal Bestuur, meer invulling aan een aantal vormen van inspraak, betrokkenheid en participatie door burgers en
doelgroepen ten aanzien van het beleid, de besluitvorming en de dienstverlening. Deze regeling is niet beperkend bedoeld: naast de inspraakvormen die in dit reglement uitdrukkelijk genoemd worden, zal het bestuur steeds ook nog op andere manieren belanghebbenden kunnen informeren, consulteren en betrekken.

Artikel 2

Dit reglement is van toepassing voor de gemeente en het OCMW van Westerlo.

Transparantie in de besluitvorming

Artikel 3

Het lokaal bestuur zorgt via haar communicatiekanalen voor een objectieve, tijdige en begrijpbare verspreiding van informatie over haar bestuur, haar dienstverlening, haar reglementen, haar projecten en haar activiteiten. Ook informatie over het leven in de gemeente wordt via die kanalen aangeboden.

Artikel 4

Het lokaal bestuur biedt bestuursdocumenten eenvoudig, gemakkelijk vindbaar en gemakkelijk bruikbaar en hanteerbaar aan op www.westerlo.be:

de reglementen, verordeningen en vergunningen die door de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau en de burgemeester uitgevaardigd zijn
de agenda's, besluitenlijsten, beslissingen, notulen en audioverslagen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn
de besluitenlijsten en beslissingen van het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de burgemeester en de raad van bestuur en het directiecomité van AGB Westerlo
de samenstelling en contactgegevens van de bestuursorganen en adviesraden
de meerjarenplannen en jaarrekeningen en aanpassingen ervan
de openbare onderzoeken
de verslagen van de gemeentelijke adviesorganen
de oprichtingsakten en statuten van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan het lokaal bestuur deel van uitmaakt en de beheersovereenkomsten die ermee afgesloten zijn

De algemeen directeur stelt een register op met de bekendmakingen en rapporteert hierover driemaandelijks aan het college van burgemeester en schepenen.

Toegang tot bestuursdocumenten

Artikel 5

Via een aanvraag via het e-loket op www.westerlo.be of een schriftelijke aanvraag kan iedereen bestuursdocumenten opvragen. De aanvrager maakt daarbij zijn identiteit bekend en laat weten welke bestuursdocument men wil inzien of waarover het gaat. De beoordeling van de aanvraag gebeurt door de algemeen directeur op basis van de regels over de toegang tot bestuursdocumenten in het bestuursdecreet. De termijn voor de behandeling van het openbaarheidsverzoek bedraagt 20 kalenderdagen. Deze termijn kan uitzonderlijk verlengd worden tot 40 dagen. Tegen beslissingen (of het uitblijven van beslissingen) kan beroep aangetekend worden bij de beroepsinstantie openbaarheid van bestuur van de Vlaamse overheid.

De algemeen directeur rapporteert driemaandelijks aan het college van burgemeester en schepenen over de aanvragen.

Participatietrajecten

Artikel 6

Om rekening te kunnen houden met de mening van de inwoners kan het lokaal bestuur participatietrajecten uitwerken. Het bestuur houdt daarbij rekening met de aard van het project, het mogelijke resultaat en de impact ervan op de buurt en de hele gemeente.

Dit participatietraject bestaat uit drie stappen: eerst informeren, dan inspraak en nadien wordt er pas beslist. Tijdens zulke bewonersvergadering worden de inwoners geïnformeerd en gehoord.

Informatievragen, meldingen en suggesties

Artikel 7

Iedereen kan mondeling, digitaal of schriftelijk informatievragen stellen aan alle diensten en medewerkers van gemeente en OCMW. Met algemene informatievragen, als je niet weet bij welke dienst je moet zijn en met alle andere vragen, kan je ook centraal terecht bij Meldpunt Westerlo, op de communicatiedienst en bij het onthaal van het gemeentehuis. Elke informatievraag wordt, zo mogelijk, onmiddellijk beantwoord.

Artikel 8

Iedereen kan mondeling, digitaal of schriftelijk meldingen en suggesties doen aan het lokaal bestuur. Dat gebeurt, bij voorkeur, digitaal via het e-loket Meldpunt Westerlo op www.westerlo.be, maar kan ook mondeling op het gemeentehuis bij de communicatiedienst en bij het onthaal, via e-mail naar meldpunt@westerlo.be en telefonisch naar Meldpunt Westerlo.

Meldingen en suggesties worden opgenomen in een registratietool en onmiddellijk aan de bevoegde dienst bezorgd. De registratie bestaat uit de datum van de melding, de contactgegevens van de melder, een volgnummer, de melding en de status van de melding. Alle relevante informatie die tijdens het verloop van de melding verzameld wordt, wordt in de registratietool toegevoegd.

De meldingen worden binnen een aanvaardbare termijn, afhankelijk van de probleemstelling, behandeld door de bevoegde diensten. Beleidsvragen worden voorgelegd aan het bevoegde bestuursorgaan. Als de melding betrekking heeft op zaken waarvoor het bestuur niet bevoegd is, wordt de melding doorverwezen naar de bevoegde instantie.

Artikel 9

Wie een melding of suggestie indient, wordt op de hoogte gehouden van de status van de melding (in aanvraag, in onderzoek, goedgekeurd of afgekeurd, afgehandeld, beantwoord). Het is ook mogelijk om de status van meldingen en suggesties op te volgen in de webomgeving.

Artikel 10

De communicatiedienst rapporteert driemaandelijks aan het college van burgemeester en schepenen over de meldingen en suggesties van burgers.

Beroepen en bezwaren

Artikel 11

Heel wat procedures van de lokale overheid voorzien de mogelijkheid om een beroep of een bezwaar in te dienen. Zolang die procedure lopen, is dat de aangewezen weg om te volgen bij vragen, opmerkingen en klachten.

Klachten

Artikel 12

Elke gebruiker van de dienstverlening heeft het recht om klachten te uiten en heeft recht op een grondige behandeling van die klacht.

Artikel 13

Een klacht is een uiting van ontevredenheid van een gebruiker van de dienstverlening over door de lokale overheid al dan niet verrichte handelingen of prestaties of over handelingen van een medewerker.
Een klacht kan betrekking hebben op het foutief verrichten van een handeling of prestatie, het afwijken van de vastgelegde of gebruikelijke werkwijze of het niet of laattijdig uitvoeren van een handeling of prestatie.

Informatievragen, meldingen, suggesties, beroepen en bezwaren worden niet beschouwd als klachten en vallen daardoor niet onder de gemeentelijke klachtenprocedure.

Artikel 14

De klachtenprocedure is niet van toepassing op algemene klachten over de regelgeving, over het gevoerde beleid of over beleidsverklaringen en -voornemens. Ook klachten waarvoor een specifieke wettelijke procedure is voorzien, behoren niet tot het toepassingsgebied van dit reglement.

Artikel 15

Klachten worden schriftelijk ingediend. Dat gebeurt via het e-loket op www.westerlo.be. Anonieme klachten worden niet behandeld. Van telefonische of mondelinge klachten wordt, door de communicatiedienst, samen met de indiener van de klacht, een schriftelijke neerslag gemaakt.

Artikel 16

De klachtencoördinatie gebeurt door de communicatiedienst. Ze registreren de klachten en verwijzen ze, als ze ontvankelijk zijn, voor behandeling door naar een klachtenbehandelaar, afhankelijk van de aard van de klacht. De communicatiedienst ziet er vervolgens op toe dat de behandeling van de klacht volgens de klachtenprocedure in dit reglement verloopt.

Artikel 17

Klachten worden, ongeacht of ze wel of niet ontvankelijk zijn, geregistreerd in een registratietool.

De registratie bestaat uit de datum van de klacht, de contactgegevens van de indiener, een volgnummer, een omschrijving van de klacht, de dienst en eventueel de persoon waarop de klacht betrekking heeft en de naam en dienst van degene die de klacht behandelt.

Artikel 18

Vooraleer een klacht verder behandeld wordt, voert de communicatiedienst het ontvankelijkheidsonderzoek uit. Volgende zaken zijn niet ontvankelijk in de klachtenprocedure:

anonieme klachten en klachten die alleen mondeling zijn ingediend
klachten die het voorwerp zijn van een gerechtelijke procedure
klachten waarbij het lokaal bestuur geen betrokken partij is
klachten die al eerder ingediend zijn en ongegrond werden bevonden, tenzij wanneer er nieuwe elementen in verband met de klacht aangebracht worden
klachten die niet voldoen aan de kenbaarheidsvereiste: de indiener dient het probleem eerst te signaleren aan de betrokken dienst of medewerker, zodat het probleem eventueel spontaan gecorrigeerd kan worden

Artikel 19

Onontvankelijke klachten vereisen geen verdere behandeling volgens de klachtenprocedure. De communicatiedienst deelt aan de indiener mee waarom de klacht als onontvankelijk wordt beschouwd. Als de klacht betrekking heeft op zaken die niet tot de bevoegdheid van het lokaal bestuur behoren en daardoor als onontvankelijk beschouwd wordt, verwijst het antwoord de klager door naar de instantie die zijn klacht kan behandelen.

Artikel 20

Binnen de 10 werkdagen na ontvangst van de klacht stuurt de communicatiedienst een antwoordbrief of antwoordmail naar de klager. Dit antwoord bevat in elk geval de volgende elementen:

de bevestiging dat de klacht werd ontvangen
de vermelding of de klacht al dan niet ontvankelijk is, met bijhorende motivering als ze niet ontvankelijk is
een korte omschrijving van de opgestarte klachtenprocedure

Artikel 21

Na een positief ontvankelijkheidsonderzoek verwijst de communicatiedienst de klacht door naar de klachtenbehandelaar. De klachtenbehandelaar is de hiërarchische overste boven de dienst of medewerker waarop de klacht betrekking heeft. Bij klachten tegen politieke mandatarissen: de deontologische commissie.

Artikel 22

De klachtenbehandelaar is verantwoordelijk voor het inhoudelijk onderzoek en het beoordelen van de klacht. Hij of zij vraagt zo nodig aan de medewerker uitleg over de feiten waarover de klacht handelt en neemt de conclusies van het gesprek op in een verslag.

Artikel 23

Bij een gegronde klacht streven de klachtenbehandelaar en de betrokken medewerker naar een oplossing, een compromis of compenserende maatregelen.

Artikel 24

De klachtenbehandelaar bezorgt, binnen een termijn van 30 werkdagen, het verslag met motivering en een ontwerp van antwoordbrief of -mail aan de communicatiedienst. Die gaat na of de klachtenbehandelaar een neutrale houding heeft aangenomen in het behandelen van de klacht en stelt een ontwerpantwoord op met de conclusies van het onderzoek.

Artikel 25

Nadat de klager het antwoord ontvangen heeft, kan een klacht in het register afgesloten worden door ze op de volgende manier te catalogeren:

gegrond: de klacht is gegrond en de gedraging was in strijd met de beginselen van behoorlijk bestuur. De klager kreeg dus gelijk en er werd een oplossing voorgesteld.
gegrond en gecorrigeerd: de klager heeft gelijk, maar tijdens de procedure is de fout gecorrigeerd.
deels gegrond/deels niet: zowel de lokale overheid als de indiener van de klacht waren deels in fout.
ongegrond: de lokale overheid heeft geen fout begaan.
geen oordeel: de klacht was onontvankelijk.

Artikel 26

De communicatiedienst bezorgt driemaandelijks een rapport over de behandelde klachten aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 27

De algemeen directeur neemt het systeem van klachtenbehandeling op in het organisatiebeheersingssysteem en rapporteert zo jaarlijks aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

Adviesraden

Artikel 28

De gemeente organiseert adviesraden die als opdracht hebben om het lokaal bestuur op regelmatige en systematische wijze te adviseren. Adviesraden hebben een vooraf afgebakend
thema of doelgroep en kennen een eigen werking.

Voor elke adviesraad wordt een huishoudelijk reglement opgemaakt waarin ook de afspraken worden opgenomen over de aard en opvolging van adviezen en de logistieke en
financiële ondersteuning van de werking.

Voor adviesorganen of andere overlegstructuren die door specifieke hogere regelgeving ingesteld zijn, gelden de betreffende hogere voorschriften inzake taak, bevoegdheid,
samenstelling en werking.

Digitale participatie

Artikel 29

We kiezen voor een digitale ondersteuning van de klassieke participatie. Dat doen we door in te zetten op een online participatieplatform. Met zo’n platform kunnen inwoners zich gemakkelijk engageren, omdat ze het kunnen doen waar en wanneer ze willen. Zo betrekken we dus een grotere groep mensen dan enkel met de klassieke participatie.

Verzoekschriften, beleidsvoorstellen met petities en volksraadplegingen

Artikel 30 Verzoekschriften

Iedereen heeft het recht een verzoekschrift, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van het lokaal bestuur in te dienen.

Een verzoekschrift is een vraag aan een van de organen van de lokale overheid om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn. De organen van de gemeente zijn de raden, het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de voorzitters van de raden, het bijzonder comité van de sociale dienst, de voorzitter van het bijzonder comité van de sociale dienst, de burgemeester en de algemeen directeur.

Verzoekschriften zijn aan het bevoegde orgaan gericht. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling.

Verzoekschriften die over zaken gaan die niet tot de bevoegdheid van de lokale overheid behoren, zijn onontvankelijk. Ook onredelijke of te vage verzoeken, loutere meningen, anonieme vragen en beledigende vragen zijn onontvankelijk. Het orgaan of de voorzitter van het orgaan maakt de beoordeling. Het kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen die wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.

Is het een verzoekschrift voor de gemeenteraad of voor de raad voor maatschappelijk welzijn, dan plaatst de voorzitter van de raad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende raad indien het minstens 14 dagen voor de vergadering werd ontvangen.

Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.

De raad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen, een gemeenteraadscommissie of het vast bureau verwijzen met het verzoek om
over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.

De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.

Het betrokken orgaan verstrekt binnen 3 maanden na de indiening van het verzoekschrift een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of als het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.

Artikel 31 Volksraadpleging

De raden kunnen, op eigen initiatief of op verzoek van de inwoners van de gemeente, beslissen om de inwoners via een volksraadpleging te raadplegen over aangelegenheden van gemeentelijk belang.
Persoonlijke aangelegenheden en aangelegenheden over de jaarrekeningen, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, de gemeentebelastingen en de retributies kunnen niet het voorwerp zijn van een volksraadpleging.

Een volksraadpleging kan niet worden georganiseerd in de periode van 12 maanden voor de dag van de verkiezingen voor de volledige vernieuwing van de raden. Bovendien kan er geen volksraadpleging worden georganiseerd in de periode van 40 dagen voor de rechtstreekse verkiezing van de leden van de Kamer van Volksvertegenwoordigers, de gemeenschaps- en gewestparlementen en het Europees Parlement.

De inwoners van de gemeente kunnen maar eenmaal om de 6 maanden worden geraadpleegd, met een maximum van 6 volksraadplegingen per bestuursperiode. Gedurende de periode tussen 2 vernieuwingen van de gemeenteraad kan maar 1 volksraadpleging over hetzelfde onderwerp worden gehouden.

De vraag waarop de volksraadpleging betrekking heeft, wordt zo geformuleerd dat ze met ja of nee kan worden beantwoord.

Als de inwoners van de gemeente het initiatief nemen tot een volksraadpleging, moet het initiatief gesteund worden door ten minste 3000 inwoners.

Elk verzoek om een volksraadpleging te houden, op initiatief van de inwoners van de gemeente, wordt gericht aan het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau.

Het verzoek wordt met een aangetekende brief of door afgifte tegen ontvangstbewijs ingediend. De Vlaamse Regering kan bepalen dat ook andere manieren van indiening mogelijk zijn. Bij het verzoek worden een gemotiveerde nota gevoegd en de stukken die de raden kunnen voorlichten.

Het verzoek wordt ingediend met een formulier dat bestaat uit een verzoekschrift en een petitielijst. Het verzoek bevat de volgende vermeldingen:

de naam van de gemeente
de tekst van artikel 196 van het Strafwetboek in verband met straffen voor valsheid in geschriften
de vraag of vragen waarop de voorgenomen volksraadpleging betrekking heeft
de naam, de voornamen, de geboortedatum en de woonplaats van de personen die het initiatief nemen tot de volksraadpleging

De petitielijst bevat ook de voornaam, naam, geboortedatum en woonplaats van iedereen die het verzoekschrift heeft ondertekend.

Een persoon kan verzoeken om een volksraadpleging als hij aan al de volgende voorwaarden voldoet:

in het bevolkingsregister van de gemeente ingeschreven of vermeld zijn
de leeftijd van 16 jaar bereikt hebben
niet het voorwerp uitmaken van een veroordeling of beslissing die voor een gemeenteraadskiezer de uitsluiting of schorsing van het kiesrecht meebrengt

Artikel 15 van het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011 is van toepassing op alle categorieën van personen die voldoen aan de voorwaarden hierboven. Voor niet-Belgische onderdanen en voor Belgische onderdanen die jonger zijn dan 18 jaar wordt de kennisgeving door de parketten van de hoven en rechtbanken gedaan als de veroordeling of de internering, waartegen met geen gewoon rechtsmiddel meer kan worden opgekomen, zou hebben geleid tot uitsluiting van het kiesrecht of opschorting van dat recht als ze ten laste van een gemeenteraadskiezer is uitgesproken. In geval van kennisgeving nadat de lijst van deelnemers is opgemaakt, worden de betrokkenen van die lijst geschrapt.