Reglement voor de erkenning van niet-commerciële opvanginitiatieven voor kinderen tot 14 jaar en voor kinderen met een zware handicap tot 21 jaar in Westerlo met informatie over voorwaarden, aanvraagprocedure, fiscale attesten en geldigheidsduur.

Artikel 1 Doel

De gemeente Westerlo wil Westelse opvanginitiatieven, die voldoen aan onderstaande voorwaarden erkennen omdat ze een bijdrage leveren aan de missie en doelstellingen die het lokaal bestuur vooropstelt.

Ingevolge de erkenningen zullen deze Westelse opvanginitiatieven fiscale attesten kunnen afleveren inzake uitgaven voor de opvang van kinderen tot 14 jaar of kinderen met een zware handicap tot 18 jaar.

Artikel 2 Definitie Westels opvanginitiatief

Westelse opvanginitiatieven: elke organisatie, instelling of voorziening die activiteiten organiseert met als primaire doelstelling vrijetijdsbesteding of opvang van kinderen waarvan het lokaal, de maatschappelijke zetel of het werkingsadres op het Westelse grondgebied ligt en de vrijetijdsbesteding of de opvang hoofdzakelijk gericht is op Westelse kinderen.

Artikel 3 Doelgroep en toepassingsgebied

Voor de erkenning komen alle Westelse opvanginitiatieven in aanmerking die kampen of opvangdagen organiseren tijdens de vrije tijd van kinderen en die niet al erkend worden in het kader van een ander gemeentelijk reglement of door een overkoepelende organisatie. Het kan onder meer gaan over een opvang georganiseerd door ouders, een vereniging zonder winstoogmerk, STEM-ateliers,... De organisator hoeft niet te beschikken over een rechtspersoonlijkheid.
Het opvanginitiatief moet voldoen aan de voorwaarden van de federale overheid om fiscale attesten te mogen uitschrijven (artikel 145/35 van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992).
Opvanginitiatieven met een commercieel doel komen niet in aanmerking.

Artikel 4 Voorwaarden

Het Westels opvanginitiatief moet voldoen aan volgende voorwaarden:

De primaire doelstelling is vrijetijdsbesteding of opvang van kinderen. Er mag geen lidgeld verschuldigd zijn.
Het opvanginitiatief is niet-commercieel, heeft geen commerciële doelen en is er niet op uit om winst te maken. Financiële acties om de werking draaiende te houden kunnen wel, maar dit mag niet de hoofddoelstelling van de organisator zijn.
De activiteiten vinden plaats buiten de normale lesuren, in de vrije tijd. Het gaat hier zowel om initiatieven tijdens schoolvakanties, in de weekends, op vrije dagen of op woensdagnamiddagen.
Het doel van het opvanginitiatief stemt overeen met de beleidsdoelstellingen van de gemeente Westerlo.
De doelstelling van het opvanginitiatief mag niet het beleven van een levensbeschouwing of het bedrijven van politiek zijn.
De activiteiten moeten groepsgericht zijn. Het gaat niet om individuele begeleiding van kinderen.
De activiteiten zijn toegankelijk voor iedereen en dulden geen enkele vorm van discriminatie.

Artikel 5 Procedure

Aanvraag

Het opvanginitiatief kan een aanvraag doen door het voorziene aanvraagformulier in te dienen bij de gemeente Westerlo - college van burgemeester en schepenen, p/a Dienst Sport en Jeugd, Kasteelpark 6, 2260 Westerlo of via e-mail: jeugd@westerlo.be. Het aanvraagformulier is te vinden op de website
van de gemeente Westerlo (link toevoegen).

Bij het aanvraagformulier zijn ten minste volgende documenten toegevoegd:

Een bewijs van alle verplichte verzekeringen voor haar type werking en ten minste burgerlijke aansprakelijkheid.
Een uitrekstel uit strafregister artikel 596.2 voor alle begeleiders

De aanvrager kan het hele jaar door een aanvraag indienen.

De ingevulde gegevens moeten betrekking hebben op de situatie zoals ze is op het moment van het indienen van de aanvraag tot erkenning.

De aanvrager krijgen een schriftelijke bevestiging (per mail) van ontvangst.

Elke wijziging van werkings- of contactgegevens van het opvanginitiatief na het indienen van de erkenningsaanvraag moet schriftelijk doorgegeven worden aan de bevoegde dienst.

Beoordeling

De bevoegde dienst beoordeelt de aanvraag op ontvankelijkheid, volledigheid en inhoud en kan een overleg vragen of bijkomstige informatie opvragen.

Beslissing

Het aanvraagdossier wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen dat beslist over het al dan niet toekennen van de erkenning van het opvanginitiatief. Binnen de acht weken na het indienen van de aanvraag wordt een beslissing genomen.

Bekendmaking

Het opvanginitiatief wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen binnen een termijn van 30 kalenderdagen na de beslissing.

Rapportage

Het opvanginitiatief is gehouden om eenmaal per jaar een werkingsverslag in te dienen, voor een eerste keer uiterlijk één jaar na de startdatum van de erkenning.

In dit werkingsverslag worden ten minste een overzicht van de activiteiten van het voorbije jaar, de tijdstippen waarop deze activiteiten plaatsvonden en het aantal deelnemers in leeftijdscategorieën opgenomen.

Artikel 6 Geldigheidsduur

De gemeente Westerlo verleent de erkenning voor maximum zes kalenderjaren of tot het einde van de duurtijd van dit reglement.

Artikel 7 Controle

Gemeente Westerlo kan te allen tijde bijkomende informatie opvragen.
Gemeente Westerlo kan te allen tijde onaangekondigd ter plaatse de werking controleren.
Het opvanginitiatief zonder rechtspersoonlijkheid verstrekt alle gevraagde inlichtingen in verband met de werking en de voorwaarden voor de erkenning.
Het opvanginitiatief met rechtspersoonlijkheid verstrekt alle gevraagde inlichtingen omtrent de werking en de voorwaarden voor de erkenning en inzage in de boekhouding.
Gemeente Westerlo kan te allen tijde de nodige bijkomende informatie opvragen ter controle van het ingediende werkingsverslag.

Artikel 8 Sancties

Het college van burgemeester en schepenen kan de erkenning herroepen als het opvanginitiatief niet langer voldoet aan één of meerdere voorwaarden voor de erkenning en/of wanneer deze zich onttrekt aan de controlemogelijkheden door de gemeente Westerlo.