Erkende jeugdwerkinitiatieven uit Westerlo kunnen een subsidie krijgen. De aanvragen moeten voor 15 november binnengebracht worden. Begin december vindt de symbolische overhandiging van de cheques plaats.

Artikel 1 Algemene bepalingen

Binnen de perken van de door de gemeenteraad goedgekeurde kredieten van het meerjarenplan kunnen aan de door het college van burgemeester en schepenen erkende jeugdwerkinitiatieven subsidies verleend worden volgens de normen en voorwaarden die in dit reglement worden vastgelegd.

Artikel 2

Onder jeugdwerkinitiatieven wordt het volgende verstaan: groepsgerichte, sociaal-culturele initiatieven met kinderen en jongeren van 6 tot 30 jaar in de vrije tijd en onder educatieve begeleiding. De initiatieven dienen minimaal één van volgende functies te vervullen:

Ontmoeting
Spel
Creatieve activiteiten of amateuristische kunstbeoefening
Vormingsactiviteiten
Kadervorming
Dienstverlening
Werken aan maatschappelijke en politieke veranderingen

Artikel 3

Om erkend te worden moet het jeugdwerkinitiatief daarenboven aan de volgende voorwaarden voldoen:

Gevestigd zijn in Westerlo
Een organisatie zonder winstoogmerk zijn
Een verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid afgesloten hebben
Minimaal 1 jaar werking kunnen aantonen
Geleid worden door een bestuur, waarvan de meerderheid jonger is dan 30 jaar
Geen onderafdeling zijn van een andere plaatselijke vereniging
Minstens 15 activiteiten per werkingsjaar kunnen voorleggen waarvan geen enkele een fuif, een feestje in het algemeen of een cantus mag zijn
Jaarlijks een erkenningsaanvraag doen

Artikel 4

De verdeling van het totale krediet voor deze subsidie, zoals goedgekeurd in het meerjarenplan, over de verschillende subsidieonderdelen binnen dit reglement is als volgt:

Werkingstoelage: 62%
Kadervorming: 5%
Infrastructuur: 16%
Veiligheid van lokalen: 9%
Culturele manifestaties en fuiven met security: 8%

Artikel 5

Als het totale bedrag aan geldige aanvragen binnen een bepaald onderdeel groter is dan het voorziene budget van dat onderdeel, ontstaat er een tekort. Bij tekorten wordt het beschikbare bedrag evenredig verdeeld onder de aanvragers. Concreet betekent dit:

Elke aanvrager ontvangt een percentage van het gevraagde subsidiebedrag, in verhouding tot het totaal aangevraagde bedrag binnen dat onderdeel.
Ook als het volledige subsidiebedrag (over alle onderdelen heen) ontoereikend is, wordt het volledige budget proportioneel verdeeld over de onderdelen en vervolgens onder de aanvragers.

Artikel 6

Als er binnen een bepaald onderdeel van het subsidiereglement minder aanvragen worden ingediend dan het voorziene budget voor dat onderdeel, ontstaat er een overschot. De verdeling van de overschotten gebeurt als volgt:

Eerst worden overschotten gebruikt om tekorten in andere onderdelen op te vangen
Indien er daarna nog overschotten blijven, worden deze toegevoegd aan het budget voor de werkingstoelage.

Artikel 7

Bewijzen die moeten voorgelegd worden om aanspraak te maken op subsidies moeten uiterlijk op 15 november van het lopende kalenderjaar voorgelegd worden, tenzij anders vermeld. Bewijzen die toekomen na 15 november of die handelen over de periode na 15 november van het lopende kalenderjaar zullen in aanmerking genomen worden voor de subsidieverdeling van het volgende kalenderjaar.

Artikel 8

De erkenning kan door het college van burgemeester en schepenen ingetrokken worden indien het jeugdwerkinitiatief niet meer voldoet aan de bepalingen van dit reglement. De intrekking van erkenning heeft het verlies van het recht op subsidies tot gevolg.

Artikel 9

Dit reglement gaat in op 1 januari 2026 en loopt tot en met 31 december 2031.

Artikel 10 Werkingstoelage voor jeugdwerkinitiatieven

Erkende jeugdwerkinitiatieven krijgen een werkingstoelage die berekend wordt op volgende wijze: elk jeugdwerkinitiatief krijgt een erkenningsforfait van 500 euro, de rest van het voorziene bedrag wordt verdeeld volgens vier criteria: 50% voor het aantal leden, 25% voor het aantal overnachtingen en het aantal leden mee op kamp en 25% voor het aantal leiding met een brevet animator of EHBO. Personen met een pedagogisch diploma of die minstens 4 jaar leid(st)er zijn van een jeugdbeweging worden gelijkgesteld aan mensen met een brevet animator. Personen die zowel een brevet animator als een EHBO-brevet hebben, tellen dubbel.

Artikel 11

Omdat er voor jeugdhuiswerkingen geen berekening volgens de genoemde criteria mogelijk is, wordt hun werkingstoelage anders berekend. Zij ontvangen een werkingstoelage ter waarde van 10% van het totaal aantal voorziene krediet binnen het subsidieonderdeel werkingstoelage. Voorwaarde is wel dat het betreffende jeugdhuis erkend is door de Vlaamse Federatie van Jeugdhuizen.

Artikel 12

Ook de gewestwerkingen van in Westerlo gevestigde jeugdverenigingen zullen jaarlijks een forfaitaire werkingstoelage ontvangen van 500 euro indien zij voldoen aan alle erkenningsvoorwaarden en minstens 25% van hun leden mensen uit Westerlo zijn.

Artikel 13

Uiterlijk op 31 maart van het lopende werkingsjaar moet er een erkenningsaanvraag gebeuren. Indien er geen erkenningsaanvraag gebeurd is voor 1 april dan heeft het jeugdwerkinitiatief geen recht op het erkenningsforfait (500 euro). Indien er voor 1 september nog steeds geen erkenningsaanvraag gebeurd is, heeft het jeugdwerkinitiatief ook geen recht op een werkingstoelage. Indien er een erkenningsaanvraag gebeurt tussen 1 september en 15 november van het lopende jaar, dan kan het jeugdwerkinitiatief enkel nog genieten van de andere subsidies voorzien in het meerjarenplan (kadervorming, infrastructuur, veiligheid van lokalen, culturele manifestaties of fuiven met security) indien de vereniging daarvoor de nodige bewijzen instuurt.

Artikel 14

Het erkenningsforfait wordt na 1 mei uitbetaald. De resterende werkingstoelage wordt na 15 november berekend en uitbetaald.

Artikel 15 Kadervorming

Kadervorming moet aan volgende voorwaarden voldoen:

Een minimumduur hebben van 4 uur werkelijke vorming
Een in Vlaanderen erkende cursus zijn
De deelnemer moet minimum 15 jaar zijn en lid van een erkend jeugdwerkinitiatief in de gemeente zijn
Aansluiten bij de werking van het jeugdwerkinitiatief waarvan de deelnemer lid is

Artikel 16

Het is voldoende om een deelnamebewijs in te sturen op voorwaarde dat het bewijs volgende gegevens bevat:

Naam en adres van de cursist
Naam van het jeugdwerkinitiatief waarvan de cursist lid is
Plaats, datum en aard van de gevolgde cursus
Naam van de organiserende instantie
Bedrag van de betaalde deelnameprijs

Artikel 17

Indien voldaan is aan de voorwaarden opgesomd in artikel 15 en 16, dan wordt per deelnemer 100% van de kosten voor deelname aan kadervorming aan het jeugdwerkinitiatief betaald, op voorwaarde dat het krediet - zoals goedgekeurd in het meerjarenplan - toereikend is.

Artikel 18

De subsidie voor kadervorming zal na 15 november berekend en uitbetaald worden.

Artikel 19 Infrastructuur

Erkende jeugdwerkinitiatieven die hun lokalen verbouwen, herstellingswerken aan hun lokalen of noodzakelijke onderhoudswerken uitvoeren kunnen hiervoor gesubsidieerd worden. Verfraaiingswerken aan de lokalen komen niet in aanmerking. Kosten voor gedane werken die in aanmerking komen voor een subsidie via een ander reglement (vb. energiebesparende maatregelen) worden hier uitdrukkelijk uitgesloten.

Artikel 20

Om in aanmerking te komen voor subsidies moeten de werken vooraf gemeld worden aan het gemeentebestuur, zodat een eventuele controle uitgevoerd kan worden. Er moet eveneens een foto voor de werken en na de werken genomen worden en aan het gemeentebestuur bezorgd worden.

Artikel 21

Om tot betaling van de subsidie over te gaan moeten betalingsbewijzen aan het gemeentebestuur overgemaakt worden.

Artikel 22

Per vereniging kan maximum 50% van het voor dit hoofdstuk voorziene bedrag ontvangen worden per kalenderjaar. Dit maximum vervalt als het krediet voorzien voor infrastructuur niet opgebruikt is.

Artikel 23

Deze subsidies zullen na 15 november berekend en uitbetaald worden.

Artikel 24 Veiligheid van lokalen

Erkende jeugdwerkinitiatieven die hun lokalen verbouwen, herstellingswerken uitvoeren of aankopen doen om de veiligheid van hun lokalen te verhogen, kunnen hiervoor gesubsidieerd worden. Werken die de brandveiligheid, de inbraakbeveiliging of de veiligheid van personen verhogen komen hiervoor in aanmerking. Ook de aankoop van EHBO-materiaal valt onder deze subsidiepost.

Artikel 25

Om tot betaling van de subsidie over te gaan moeten de betalingsbewijzen aan het gemeentebestuur overgemaakt worden. Om de aanvragen voor de subsidiëring van de aankoop van EHBO-materiaal te beoordelen, zal een lijst met de inhoud van een EHBO-koffer geraadpleegd worden. Deze lijst wordt jaarlijks herzien door iemand van het Rode Kruis.

Artikel 26

Deze subsidies zullen na 15 november berekend en uitbetaald worden.

Artikel 27 Culturele manifestaties – fuiven met security

Op vertoon van de met de optredende artiest(en) afgesloten contract(en) kan een subsidie van maximum 50% van het honorarium bekomen worden. Een fuif wordt niet beschouwd als culturele manifestatie, een discobar wordt niet in aanmerking genomen.

Artikel 28

Op vertoon van het met de security-firma afgesloten contract kan een subsidie van maximum 50% van het gefactureerd bedrag bekomen worden. Deze security kan ingehuurd zijn voor een culturele manifestatie of een fuif.

Artikel 29

Om voor deze subsidie in aanmerking te komen, moet de aanvrager aantonen dat hij tijdens het evenement rekening gehouden heeft met de wetgeving rond het schenken van alcohol. Tijdens het evenement wordt er geen alcohol geserveerd aan -16-jarigen en geen sterke drank aan -18-jarigen.

Artikel 30

Een erkend jeugdwerkinitiatief kan slechts één aanvraag per kalenderjaar indienen, of voor het honorarium van artiesten of voor security. De aanvraag kan meerdere contracten bevatten, maar slechts over één dag gaan.