Nadat je je evenement hebt doorgegeven via het digitaal evenementenloket, bekijken de gemeentediensten of bijkomende informatie nodig is over de veiligheid van jouw evenement en of er een veiligheidsdossier nodig is. Ze beoordelen jouw evenement op een aantal risico’s. Afhankelijk daarvan, vragen ze je om een veiligheidsdossier op te maken. Op die manier krijgen jijzelf, de hulp- en veiligheidsdiensten en de gemeente zicht op de veiligheidsaspecten bij jouw evenement.
Veiligheidsoverleg
In een aantal gevallen is het mogelijk dat we je uitnodigen voor een veiligheidsoverleg. Dat is bijvoorbeeld het geval bij fuiven waar veel bezoekers verwacht worden, grote evenementen in een tent of in openlucht of evenementen met specifieke risico’s. Het veiligheidsoverleg wordt georganiseerd op initiatief van de burgemeester. Je wordt hiervoor samen uitgenodigd met de noodplancoördinator van de gemeente, de politie, de brandweer en eventueel de medische hulpdiensten. De bedoeling van dit overleg is om samen afspraken te maken over de veiligheid op jouw evenement en te kijken hoe de verschillende actoren jou hierin kunnen ondersteunen.
Veiligheidsdossier
Ter voorbereiding van het veiligheidsoverleg vragen we je om een veiligheidsdossier aan te leveren. Op www.veilige-evenementen.be vind je meer informatie en tips over het organiseren van een veilig evenement. Ook op www.ikorganiseer.be vind je heel wat praktische informatie die je kan helpen bij het (veilig) organiseren van je evenement.
Onderstaand document bevat een leidraad voor het opmaken van een veiligheidsdossier. Het is een sjabloon dat je vrijblijvend kan gebruiken. Per onderdeel lees je welke informatie je hier kan meegeven en zijn een aantal richtvragen (in cursief) geformuleerd. Dit zijn richtvragen, je kan zelf bekijken welke vragen je behandelt of waar je de focus legt. Uiteraard kan je zelf ook toevoegen wat voor jou nuttig lijkt om mee te geven. Je bent niet verplicht om dit sjabloon te gebruiken, je kan ook zelf een document opmaken.
